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Sebastian Faulbrück-Röhr, GMC Systems

„Die Welle baut sich gerade auf“

Das Thema Zertifikatsablauf ist ein Aspekt der Telematikinfrastruktur (TI), der Fachleuten lange bekannt ist, aber für diejenigen ein Problem werden kann, die es nicht kennen oder ignorieren: Das Ende der ersten Kartengeneration der SMC-B Institutionskarten ist erreicht. Wer es verpasst, sich rechtzeitig mit einer neuen Karte auszustatten, kann sich nicht mehr in der TI anmelden und auch keine Fachanwendungen mehr nutzen. Diplom-Wirtschafts-Informatiker Sebastian Faulbrück-Röhr, Product-Owner für die Telematikinfrastruktur bei der GMC Systems mbH erklärt, worauf Arztpraxen jetzt achten müssen.

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Grundsätzlich gilt: Alle im Gesundheitswesen eingesetzten TI-Komponenten enthalten ein Sicherheitszertifikat, welches nach einer Laufzeit von fünf Jahren seine Gültigkeit verliert. Das Ende der ersten Kartengeneration der SMC-B Institutionskarten ist inzwischen erreicht. Vor Ablauf dieser Zertifikate müssen die TI-Komponenten zwingend ausgetauscht werden, damit eine Anbindung an die TI und die Nutzung der TI-Anwendungen weiterhin möglich ist. Das heißt, der Versand von KIM-Nachrichten (z.B. für eArztbriefe und die eAU), der Zugriff auf die TI-Anwendungen (eMP, NFDM, ePA und E-Rezept) sowie das Einlesen von eGKs und die Durchführung des VSDM funktionieren sonst nicht mehr.

Das gilt insbesondere für den Praxisausweis, die Secure Module Card Betriebsstätte, umgangssprachlich kurz SMC-B-Karte genannt. Die SMC-B dient zur Authentifizierung einer medizinischen Einrichtung gegenüber Komponenten der Telematikinfrastruktur (TI). Im Praxisausweis steckt ein Chip, dessen Laufzeit auf fünf Jahre begrenzt ist, übrigens unabhängig von der Laufzeit des Konnektors.

Der Praxisausweis wird im Zuge der TI-Installation in das Kartenlesegerät gesteckt und versiegelt. Mit ihm weist sich z.B. eine Praxis, ein MVZ, ein Krankenhaus oder andere medizinische Einrichtungen als berechtigter Teilnehmer der TI aus. Ohne die SMC-B ist die Verbindung zur TI nicht möglich.

Laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung (KBV) wissen die Praxen grundsätzlich, dass neben dem Konnektor auch andere Komponenten in der TI eine begrenzte Laufzeit haben. Neben dem Praxisausweis sind es die Konnektoren selbst, die SMC-KT der Kartenterminals und die elektronischen Heilberufsausweise (eHBA).

Die KBV hat die Ärztinnen und Ärzte über diverse Kanäle darüber informiert, beispielsweise in der „PraxisInfo“ zum Konnektortausch, auf der KBV-Website sowie über den Newsletter „PraxisNachrichten“. Auch die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) auf Landesebene haben das Thema immer wieder aufgegriffen. Dennoch gibt es rechtzeitig vor dem Ablauf der SMC-B-Karte einige Dinge zu beachten, um den reibungslosen Betrieb der medizinischen Einrichtung zu gewährleisten.

Die Kartenhersteller leiten die Daten der Arztpraxen zur Freigabe an die jeweilige Landes-KV weiter. Nach Prüfung und Freigabe der KV wird die SMC-B Karte produziert. Die Lieferzeiten betragen Anfang Juli 2023 ca. vier bis sechs Wochen. Abweichend davon kann es bei der Bundesdruckerei auf Grund von Prozessumstellungen zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von SMC-B Karten-Anträgen kommen. Einzelne KVen bitten bereits um Geduld.

Was steht an, wenn die SMC-B abläuft?

Sebastian Faulbrück-Röhr: Um einen unterbrechungsfreien Praxisbetrieb sicherzustellen, sollte rechtzeitig vor Ablauf der SMC-B für die Praxis eine neue SMC-B beantragt werden. Der Ablauf der Antragstellung erfolgt analog zur ersten Beantragung über die KV bzw. KZV.

Warum müssen Arztpraxen jetzt wachsam sein in Bezug auf eine unterbrechungsfreie Anbindung ihrer Telematikinfrastruktur?

Die gematik hat in der Telematikinfrastruktur-Spezifikation festgeschrieben, den Zertifikaten wie dem Heilberufsausweis und der SMC-B-Karte ein Ablaufdatum mitzugeben. Die allgemeine Laufzeit beträgt fünf Jahre, dann müssen die Karten erneuert werden. Gemäß der Spezifikation laufen die ersten Zertifikate in Konnektoren und in Kartenterminals (gSMC-KT) sowie die ersten Institutionskarten (SMC-B) schon seit September 2022 aus.

Die Welle baut sich gerade auf, d.h. es kommen jetzt immer mehr nahezu zeitgleich ablaufende Karten dazu. Damit Institutionen weiterhin in der TI arbeiten können, besteht nunmehr für viele Arztpraxen aktiver Handlungsbedarf.

Warum ist es so wichtig, sich rechtzeitig mit dem Ablauf der SMC-B-Identifizierungskarte auseinandersetzen?

Die Kartenherausgeber erinnern in der Regel ab 90 Tage vor Ablauf an den anstehenden Wechsel der Karte. Auch das Praxisverwaltungssystem (PVS) oder Krankenhausinformationssystem (KIS) sollte darauf hinweisen. Allerdings kann es hilfreich sein, sich bereits früher mit dem Thema zu befassen. Denn die SMC-B-Karten sind fest im Kartenterminal verbaut. Daher hat man das Ablaufdatum möglicherweise nicht so im Blick wie bei dem Heilberufsausweis, der ein Sichtausweis ist.

Zudem braucht es eine gewisse Vorlaufzeit, um die Karten zu produzieren, erst recht in Zeiten von Lieferengpässen und Chipmangel. Da kann es durchaus vorkommen, dass eine Karte nicht rechtzeitig eintrifft. Das wäre fatal. Denn nach Ablauf der Zertifikate in den TI-Komponenten kann keine Verbindung zur TI aus der Institution mehr hergestellt werden.

Auch die meisten KIM-Adressen hängen über die Telematik-ID der Institution an den Zertifikaten der SMC-B-Karten. Da die Ver– und Entschlüsselung der KIM-Nachrichten die SMC-B braucht, kann KIM bei deren Ablauf nicht mehr genutzt werden. Das heißt, das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarten sowie das Durchführen des VSDM und der Versand von KIM-Nachrichten, also auch zum Beispiel der Versand einer eAU oder des eArztbriefes, sind dann nicht mehr möglich. 

Was passiert mit einer an die SMC-B gebundenen KIM-Adresse, wenn das Zertifikat der SMC-B ausläuft und die Karte getauscht werden muss?

Für jede Einrichtung (und jeden Heilberufler mit eHBA) wird eine sogenannte Telematik-ID, kurz TID, vergeben. Standardmäßig bleibt diese über die Kartenwechsel hinweg konstant. Der Kartenbesteller kann aber bei der Bestellung von Folgekarten einen Wechsel der TID beantragen. Da sowohl ePA-Zugriffsrechte als auch KIM-Adressen an die TID gebunden werden (und nicht an die konkrete Karte), muss bei einem Kartenwechsel nichts gemacht werden, wenn man nicht selbst einen TID-Wechsel beantragt. Es funktioniert einfach alles weiter.

Wird eine Folgekarte beim gleichen Anbieter bestellt, wird die Telematik-ID automatisch übernommen. Wird der Anbieter gewechselt, muss man diese aktiv angeben. Sollte diese Eingabe vergessen werden, kann dies nach Erstellung der SMC-B-Karte nicht mehr geändert werden. Der Prozess der De- und Neuregistrierung der KIM-Adresse ist in diesen Fall für den KIM-Anbieter viel aufwändiger.

An wen muss sich eine Arztpraxis wenden, wenn die Karte zum Austausch fällig ist?

Es gibt am Markt vier Kartenherausgeber: Medisign, D-Trust (Bundesdruckerei), T-Systems und SHC+CARE. Auf deren Internetseiten kann man die Bestellprozesse durchlaufen. Die KBV veröffentlicht zudem eine Übersicht der zertifizierten Kartenhersteller (PDF) für die vertragsärztliche Versorgung mit Prüfnummern und deren Gültigkeit, die hier zu finden ist.

Wie lässt sich das Ablaufdatum der SMC-B-Karte ermitteln?

Für die Ermittlung des Ablaufdatums der SMC-B, für die rechtzeitige Beantragung der Folgekarte, gibt es folgende Varianten, die mehr oder weniger von technischen und organisatorischen Voraussetzungen abhängen:

  1. manuelle Verwaltung des Ablaufdatums durch den Arzt/Praxis/Institution (z.B. Erinnerung im Kalender usw.)
  2. Benachrichtigung durch den Kartenherausgeber per E-Mail, dass die Karte in X Tagen abläuft (notwendig: korrekte Kontaktdaten im Bestellportal der Kartenherausgeber)
  3. Einsehen der Kartenablaufdaten auf dem Konnektor (Login über Weboberfläche durch Arzt oder IT-Dienstleister)
  4. Verwaltung der Ablaufdaten bzw. Hinweise durch das verwendete und an die Telematikinfrastruktur angeschlossene Softwaresystems des Arztes oder des Krankenhauses („Primärsystem“ gemäß gematik-Fachjargon)

 

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Wie läuft die Beantragung einer SMC-B-Nachfolgekarte ab?

In der Regel erfolgt drei Monate vor Ablauf des Ausweises der Hinweis auf die Ablauffrist an die Arztpraxis durch den Kartenherausgeber. Dann kann man in einem vereinfachten Verfahren seine Folgekarte beantragen.

Von den Anbietern erhalten die Einrichtungen eine E-Mail mit der Aufforderung, einen Antrag für die SMC-B Folgekarte zu stellen. In dieser E-Mail enthalten ist ein Antragslink, der direkt in den Folgekartenantrag leitet. Für diesen braucht man dann die Zugangsdaten, meist E-Mail-Adresse und Kennwort für das Kunden- und Antragsportal.

Die Angaben aus dem Erstantrag werden automatisch übernommen, so dass keine Neueingabe der Daten erforderlich ist. Meist muss man dann noch Adressdaten aktualisieren, so es erforderlich ist, ein Sperr- und Kartenkennwort einzugeben, das der Arzt – wie auch schon bei der Erstkarte – selbst wählen kann.

Damit die Kartenherausgeber die SMC-B für die Einrichtung ausstellen können, müssen sich diese gemäß neuer gematik-Vorgabe persönlich identifizieren. Seit April 2023 können SMC-B nur noch über ein sicheres Identifikationsverfahren wie POSTIDENT bestellt werden.

Haben Sie noch weitere Tipps für die Arztpraxen?

Da die SMC-B Karte gegebenenfalls mit der KIM-Adresse der Praxis verknüpft ist, müssen Praxisbetreiber bei der Neubestellung (bei gleichbleibender Betriebsstättennummer – BSNR) darauf achten, dass sie ihre Telematik-ID, die im Verzeichnisdienst (VZD) hinterlegt ist, mitnehmen. So kann beim Austausch der SMC-B Karte die KIM-Adresse ohne Probleme weitergenutzt werden.

Die neue Karte muss über das Online-Portal des Herausgebers aktiviert und die Karten-PIN über das Primärsystem eingerichtet werden. Ist dies erfolgt, wird die SMC-B mit ihrem öffentlichen Zertifikat im Verzeichnisdienst der TI hinterlegt. Ab dann werden alle Nachrichten an die eigene(n) KIM-Adressen über die neue SMC-B ver- und entschlüsselt.

Eine wichtige Empfehlung lautet: Die Arztpraxen sollten die neue Karte eine Zeit lang parallel mit der alten Karte betreiben. Hintergrund: Sollten noch sehr alte Nachrichten auf dem KIM-Fachdienst liegen, können diese mitunter nur mit der alten Karte entschlüsselt werden. Bevor man die SMC-B also aus dem Betrieb nimmt und noch bevor diese abläuft, sollte man daher unbedingt einmal alle vorhandenen KIM-Konten abrufen, da ansonsten diese Nachrichten unwiderruflich verloren sind.

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